Вернуться к списку статей

Система регламентов – когда и зачем она нужна?

Просмотреть перечень наших услуг

«Лучший правитель тот, о котором народ знает лишь то, что он существует.»

Лао-цзы

Мечта руководителя любой фирмы – все работает, а он получает результат.

Можно уехать в командировку, на встречу или даже на отдых, а рабочий процесс не остановится, ошибок не будет, каждый сделает то, что должен и так, как надо. Вы ставите задачу и ее выполняют, не задают раздражающих вопросов «как делать», «кому делать» и что будет, если не сделать. Не приходится извиняться перед клиентами или заказчиками. Вы - лучшие!!!

Мечта? Или все возможно?

Для достижения любой цели, нужно сделать многое. А в данном случае необходимо организовать рабочий процесс, в котором каждый сотрудник знает, что должен делать, как должен делать, сроки выполнения и что он получит за результаты своих трудов: как поощрение, так и наказание.

Когда коллектив небольшой, сделать это не сложно. Рассказал и спросил. Но когда фирма достигает уровня, при котором у вас более трех разнонаправленных одновременно работающих проекта, а в них более пяти задач, а значит, в подчинении более 10 человек и еще они меняются, то однозначно встает вопрос регламентации рабочего процесса.

Первое «ЗА» работать по регламент: подчиненных стало больше, они меняются, а следовательно, организовать качественную работу уже сложнее.

Второе «ЗА» работать по регламенту: сотрудники выполняют повторяющиеся операции. Один раз потратил время на составление технологической карты производственного процесса - и не надо тратить время, рассказывая и поясняя каждому одно и тоже. Экономия времени!

Третье «ЗА» работать по регламенту: определение в документе взаимосвязи сотрудников при выполнении задачи, назначение ответственных (должности, без персоналий), сроки выполнения (минимум или максимум) каждой операции, входящей в процесс. Увеличивается ответственность сотрудников и сокращается время на выяснения, кто виноват. Экономия времени!

Четвертое, пятое и так далее…. Можем привести минимум десять «ЗА», но останавливает всегда «ПРОТИВ».

И первое «ПРОТИВ»: нет времени писать бумаги, быстрее рассказать и начать делать. Да, быстрее, но эффективнее ли? Сотрудник невнимательно слушал, не все запомнил, неправильно понял. Вы тратите время на рассказы, ответы на повторяющиеся вопросы, исправление ошибок, устранение недостатков. Быстро ли?

Второе «ПРОТИВ»: кто будет готовить регламент? У вас нет времени, а подчиненные не очень-то и хотят.

Рассмотрим внутренние документы предприятия, их классификацию, скорректированную реалиями бизнеса. Она включает организационные, служебные, распорядительные и операционные документы. Дадим им свое определение.

  1. Организационные документы, такие как уставы, положения, инструкции, штатное расписание – документы, законодательно установленные, т.е. обязательные по закону. По ним вопрос «надо» не встает, закон есть закон. Важнее «как» или «кто». Они определяют стратегические жизненно важные аспекты работы фирмы. И лучше обратиться к грамотному юристу, он индивидуально подойдет к вашим требованиям и законодательным возможностям.
  2. Служебные документы, такие как протоколы, акты, служебные и докладные записки, справки, объяснительные записки, документы, фиксирующие или поясняющие действие, влекущие за собой законодательно установленные последствия. Образцы таких документов можно найти во множестве источников. Обычно к таким документам не предъявляют установленных требований, а лишь рекомендательные. Подготовкой их занимаются юристы, бухгалтера, руководители подразделений.
  3. Распорядительные документы, такие как постановление, приказ, указание, решение, распоряжение, документы, определяющие конкретные действия и последствия исходя из каждого конкретного случая и предприятия. Это задача руководителя фирмы или подразделения.
  4. И наконец, операционные документы, такие как порядок, технологические карты, методические рекомендации, одним словом РЕГЛАМЕНТЫ.

Документы, определяющие порядок конкретных действий, их последовательность, взаимосвязь подразделений и сотрудников при выполнении операций в рамках производственного или организационного процесса и прочее.

Именно о них мы говорим. И если Вы решили, что Вашему бизнесу для успешной работы нужны регламенты, остается определиться, кто их будет готовить и как.

КТО? Руководитель фирмы или подразделения. ИЛИ специалисты, способные и готовые изучить производственный процесс предприятия и подготовить регламент. Особенно когда использование вашего времени в производстве принесет больший доход, чем затраты на услуги специалистов. Либо Вы не любите заниматься бумажной работой. Удобнее, дешевле и эффективнее обратиться к специалистам.

КАК? В случае если Вы нашли время на подготовку регламента, и вы считаете: «Хочешь сделать хорошо - сделай сам». Всегда полезно изучить что-то новое. Алгоритм подготовки регламента, правила оформления, алгоритм проверки регламента и многое полезное в наших статьях и подсказках.

Получите готовые материалы для самостоятельной работы от профессионалов с опытом работы более 5 лет в различных сферах: продажи, маркетинг, банковское дело, бухгалтерия, юриспруденция и др.

Информация основана на опыте, а не взята из источников в интернете.

Мы предлагаем то, что сами используем в работе.

Или обратитесь к нам – и мы сделаем необходимую работу за вас.

Просмотреть перечень услуг

Ваш отзыв